Od pomysłu z roku 1965, a w jego następstwie rewolucji w roku 1971, e-mail stał się najczęściej używanym narzędziem do niewerbalnej komunikacji między ludzkiej. Przy pomocy maila komunikujemy się ze sobą zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym – wymieniamy opinie, informację oraz pomysły. Negocjujemy warunki realizacji projektów, rozmawiamy ze współpracownikami, a także i niekiedy pozyskujemy klientów i inwestorów.
Biorąc pod uwagę powyższe, mail ma olbrzymie znaczenie i wpływ na naszą teraźniejszość oraz przyszłość, choćby tę zawodową.
Zatem jak pisać?
1. Sztuka pisania maili – Temat
Pisząc mail musimy szanować odbiorcę, a przede wszystkim jego czas. Nie wszyscy bowiem mają go tyle, aby skrupulatnie przeglądać wszystkie otrzymane maile – otrzymują ich niekiedy setki dziennie. Aby więc osiągnąć zamierzony cel, musimy niejako skłonić osobę od której piszemy do zatrzymania się na moment i zwrócenia uwagi na wiadomość od nas. Jak to zrobić? Tu kluczem jest temat.
Zadbaj o to, aby temat zawierał słowa kluczowe, które pozwolą odbiorcy takiego maila zorientować się w mgnieniu oka czego dotyczy wiadomość od nas oraz ewentualne szybkie jej odnalezienie w późniejszym czasie.
Ja osobiście stosuję zasadę dot. (dotyczy), co niemal stałą się moją wizytówką, bowiem każda osoba otrzymująca ode mnie wiadomość zauważa, że temat ich zawsze zawiera skrót dot. a następnie krótkie zdanie, zawierające słowa kluczowe mówiące o tym czego dotyczy wiadomość ode mnie.
2. Sztuka pisania maili – Powitanie oraz pożegnanie
Tu szkół jest wiele, nie mniej jednak należy pamiętać, aby nasze powitanie oraz pożegnanie było adekwatne do tematu w którym się zwracamy, a przede wszystkim do tego, do kogo się zwracamy.
Możemy i stosujemy takie zwroty jak: Dzień dobry, Cześć, Witam, Szanowni Państwo, Szanowny Panie/Pani, Szanowny Panie doktorze/profesorze, Z pozdrowieniami, Z wyrazami szacunku – wszystkie są dozwolone, jednak uzależnione od relacji z odbiorcą.
Ja najczęściej stosuję powitanie w postaci słowa Witam, Dzień dobry – zależnie oczywiście jak wspominałem wyżej od stopy moich relacji z odbiorcą. Każda kolejna w ciagu dnia komunikacja zazwyczaj zaczyna się od imienia osoby, jeśli jesteśmy na tzw. You 😉 Musimy pamiętać również o tym, aby witać się raz w ciągu dnia i nie pisać za każdym razem Dzień dobry, pisząc już dziesiątego maila tego dnia.
A co z post scriptum? Otóż pożegnanie oraz post scriptum jest zawsze najlepszym miejsce na przemycenie jakiejś miłej informacji – może to być również informacja poza zawodowa, jakiś miły akcent.
W pożegnaniu możemy rownież życzyć komuś miłego dnia, udanego tygodnia czy to wypoczynku.
Ważne jest, aby nie ustawiać powitania oraz pożegnania w szablonach wiadomości czy podpisach.
3. Sztuka pisania maili – Dziękuj oraz pisząc myśl potrzebami adresata
Szacunek to rzadka cecha, coraz rzadsza; dlatego pisząc szanuj czas adresata, wczuj się w jego rolę i przemyśl ile czasu będzie potrzebował na przeczytanie twojej wiadomości. Nie pisz elaboratów bo mail to nie miejsce na to, staraj się nie popełniać błędów, używaj punktorów i dziękuj. Tak, dziękuj – jeśli piszesz jako pierwszy możesz podziękować za poświęcony czas, jeśli odpowiadasz, możesz podziękować za kontakt. Jest to miłe i profesjonalne, wyrażasz tym samym szacunek do osoby do której piszesz.
4. Sztuka pisania maili – Emocje
Nie ma niczego mniej profesjonalnego niż brak umiejętności trzymania nerwów na wodzy, arogancji i wprowadzania nerwowej atmosfery do komunikacji.
Zbytnie emocjonowanie się w sytuacjach radosnych również nie jest profesjonalne i nie przysporzy nam dobrej opinii.
Unikajmy wobec tego również nadmiernego i niepotrzebnego pisania wielkimi literami czy też używania wykrzykników.
5. Sztuka pisania maili – Potwierdzaj otrzymanie wiadomości
Czy jest coś bardziej irytującego jeśli prosisz o potwierdzenie otrzymania swoje wiadomości i jej nie otrzymujesz?
Sprawa jest o wiele bardziej zawiła jeśli jest to mail ze zleceniem, kosztorysem czy też inną treścią, która wymaga akceptacji.
A przecież wystarczy zwykłe Potwierdzam czy też Dziękuję, proszę o realizację. Nie ma tu ‘rocket science’.
6. Sztuka pisania maili – Podziel się swoimi planami, podaj czas realizacji
Prócz potwierdzenia otrzymania wiadomości nadawca może prosić o podanie czasu realizacji, o kolejny krok. Odpisz i poinformuj, jeśli w danej chwili nie jesteś w stanie tego określić, odpisz podając dokładny termin w którym wrócisz z informacją.
Zamieszczanie konkretnych dat i terminów w swoich odpowiedziach jest zawsze mile widziane, nawet wtedy kiedy nikt o nie nie prosi. Jeśli możesz być słowny w tej kwestii i jesteś w stanie dotrzymać takiego terminu, podaj go. Szefowie, klienci czy też współpracownicy uwielbiają takie ‘zabiegi’, a ty możesz tylko zyskać. Wzbudzisz szacunek i zaufanie.
7. Sztuka pisania maili – Złe wiadomości ‘serwuj w kanapce’
Metoda serwowania złych wiadomości w tzw. kanapce polega na delikatnym przekazaniu niekoniecznie mile widzianej sytuacji, zachowania czy też rozwiązania w sposób taki, aby nie urazić adresata i jednocześnie zmusić go do zaproponowania czegoś innego.
‘Kanapka’ jest również techniką prezentowaną na wielu szkoleniach z perswazji.
8. Sztuka pisania maili – Parafrazuj słowa nadawcy
Parafrazowanie polega na napisaniu tego co już ktoś napisał, jednak własnymi słowami. Istna interpretacja otrzymanego przez nas maila, jednak dzięki tematu adresat będzie miał pewność, że zrozumieliśmy otrzymaną wiadomość oraz, że poświęciliśmy czas i ją przeczytaliśmy.
Jeśli zdarzy się, że nie do końca zrozumieliśmy wszystko z otrzymanej wiadomości, napiszmy co zrozumieliśmy własnymi słowami i poprośmy o wyjaśnienie bądź doprecyzowanie niezrozumiałej jej części.
9. Sztuka pisania maili – Scenariusze
W celu przyspieszenia komunikacji warto stosować zamieszczanie w niej scenariuszy.
Zamiast wymieniać maile w nieskończoność możesz od razu zaproponować wersję A i wersję B danego przedsięwzięcia.
Podawanie planu B niewątpliwie pomoże, a tym samym jak wspomniałem, znacznie skróci czas trwania realizacji jakiegoś działania i ograniczy wymianę maili do porządnego minimum.
10. Sztuka pisania maili – Stosuj punktory i przeczytaj swoją wiadomość przed wysłaniem
Słowo pisane o wiele bardziej przystępnie czyta się jeśli jest przejrzyste – podzielone na akapity, zawiera punkty i ‘wątkowość’.
Jeden akapit to jeden wątek. Taka wiadomość układa się w logiczną całość i jest o wiele bardziej zrozumiała dla adresata.
Ponadto jeśli piszemy o zadaniu do wykonania, warto stosować punkty, które są niejako krokami jakie należy wykonać.
Warto również przed wysłaniem przeczytać naszą wiadomość – poprawić literówki, znaki interpunkcyjne czy też usunąć zbędne słowa czy też całe zdania.
Umiejętność pisania maili to olbrzymia zaleta i warto tę cechę szlifować, bowiem praca z osobą potrafiącą tę na pozór prostą czynność staje się o wiele przyjemniejsza i prostsza. Ponadto osobę z którą wymiana korespondencji nie jest przeprawą przez mękę, zawsze oceniamy lepiej.
Dodaj komentarz