W swoim poprzednim wpisie mówiłem o metodologi Getting Things Done, dziś zaś kilka słów o kilku prostych zasadach, które niewątpliwie wspomogą nam jej stosowanie w życiu codziennym. Zaczynamy.
8 zasad produktywności wspieranych metodologią GTD (Getting Things Done)
1. skrzynka odbiorcza (inbox)
Podstawowym miejscem, w wielu metodach zwieszających/wspomagających naszą produktywność jest miejsce w którym bezstresowo możemy umieszczać i przechowywać nasze pomysły, zadania oraz myśli. Głównym celem takiego przechowywania jest to, aby zwiększyć nasze bezpieczeństwo, komfort psychiczny oraz nie zajmować niepotrzebnie naszej pamięci w celu zapamiętania np. zadań czy planów, a wykorzystać jej zasób np. do tworzenia kolejnych pomysłów czy kroków w działaniu.
2. oczyść umysł
Zadanie na pozór łatwe, jednak w efekcie końcowym trudne do osiągnięcia. Nie mniej jednak polega na wyzbyciu się wszelkich niepotrzebnych informacji z naszej głowy, które niekoniecznie są nam potrzebne w danej chwili, a jedynie utrudniają skupienie. Oczyszczenie umysłu odbywa się poniekąd poprzez stosowania zasad o którym mówi punkt pierwszy – skrzynka odbiorcza (inbox).
3. systematycznie przeglądaj inbox
Aby nasza wydajność/produktywność stała się namacalna należy cyklicznie zaglądać do naszego inbox-a i i utrzymywać w nim porządek. Jeśli zaprzestaniemy tej czynności, zaprzestaniemy korzystania z systemu.
4. małe zadania wykonuj natychmiast
Podczas cyklicznego przeglądu może się okazać, że wiele zadań, które się w niej znalazły nie wymagają dalszego planowania (może ono zająć więcej czasu aniżeli samo jego wykonanie). Takie zadania należy wykonać od razu. Jako granicę czasu na wykonanie takiego niezbyt absorbującego zadania przyjęto 2 minuty.
5. jeśli projekt jest większy, zaplanuj działania
W przypadku większych zadań czy też pomysłów/projektów, które mogły znaleźć się w naszym inbox-ie należy je rozbić na mniejsze zadania, co niewątpliwie pomoże naszemu ośrodkowi myślenia jakim jest mózg na szybsze ogarnięcie projektu, a nas niewątpliwie z każdym krokiem (wykonanym mniejszym zadaniem) przybliży do zamierzonego celu.
6. działaj zorganizowanie
Należy organizować zarówno same zadania jak i nasze działanie, ponieważ zbyt duża ich ilośc może przytłoczyć. Dobrą praktyką, którą ja stosuje jest zasada dziennego celu. Polega ona na tym, że staram się dnia poprzedniego nie wyznaczać większej liczby zadań na kolejny dzień niż 6 głównych zadań na które poświęcam tego dnia całą swoją uwagę. Jeśli cel dzienny uda mi się osiągnąć w krótszym czasie niż planowałem, zabieram się za kolejne zadania. Odhaczanie jest SUPER! 🙂
7. podsumowuj i oceniaj
Regularnie rób przegląd systemu. Ja osobiście jak wiele innych osób stosujących metodologię GTD robi to cotygodniowo i nazwane jest to przeglądem tygodnia. Pozwala to na ocenę wykonanych zadań, porówna ją z ilością zaplanowanych oraz podpowie co powinno zostać ulepszone.
8. DZIAŁAJ!
GTD jest genialnym systemem jednak jak przystało na system nie jest on uniwersalny i wymaga kilku custom-izacji.
Możemy go stosować wykorzystując oldschool-owo papier, ja jednak, jak nie trudno się domyślić opieram się o rozwiązania informatyczne, jakim jest m.in Todoist do którego zachęcam każdą aktywną osobę, zainteresowaną tematami produktywności.
Właśnie Todoist w połączeniu z Toggl (technika Pomodoro) to mój idealny duet, idealna broń do produktywnego działania
o której zapewne jeszcze będę wspominał na tym blogu.
Nie każdy system czy też najpiękniejsze narzędzie sprawi, że będziemy produktywni. Tylko my jesteśmy w stanie poradzić sobie
z naszymi zadaniami, a w efekcie końcowym rownież i celami. Dlatego też nie trudno wpaść w pewien schemat, który sprawi, że więcej czasu będziemy spędzać z naszymi narzędziami aniżeli na samym wykonywaniu zawartych w nich zadań.
Tak jak pisałem – odhaczanie jest super, nie pozwólmy jednak, aby było ono pustym działaniem nie przynoszącym żadnych rezultatów w stosowaniu metodologii GTD.
Najważniejszą w niej zasadą o której należy pamiętać to DZIAŁAJ!
Dodaj komentarz